Hinweisgeberschutz

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Häufig gestellte Fragen

Schon seit unserer Gründung im Jahr 1999 sind uns Werte wie Integrität und Aufrichtigkeit überaus wichtig. Von unseren Betriebsangehörigen erwarten wir, dass sie im Einklang mit geltendem Recht handeln. Genau dafür haben wir das Hinweisgebersystem etabliert, über welches sie beobachtete Verstöße (auf Wunsch anonym) an uns weiterleiten können. Dies ist ein Weg sicherzustellen, dass wir unseren unternehmerischen Leitsätzen und Ansprüchen gerecht werden.

Selbstverständlich werden sämtliche Meldungen streng vertraulich behandelt. Diskriminierung, Repressalien und Co. werden von uns nicht geduldet.

Wir begrüßen es , wenn sich meldende Personen identifizieren, da sich viele Untersuchungen schneller und effektiver abwickeln lassen, wenn der Name des Meldenden bekannt ist und somit auch Rückfragen möglich sind. Das ist deshalb wichtig, weil sich oftmals im Laufe der Bearbeitung Fragen ergeben, die wir nur mit Ihrer Hilfe klären können und die für das weitere Vorgehen entscheidend sein können.

Der Einfachheit halber verwenden wir in diesem Text das generische Maskulinum. Selbstverständlich richtet sich dieser Text aber natürlich an sämtliche Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.

Dieses System wurde entwickelt, um Hinweise zu Rechts- und Regelverstößen an uns weiterzuleiten. Diese Hinweise können – abhängig vom Sachverhalt – Auswirkungen auf andere Unternehmensangehörige haben. Daher bitten wir Sie, nur wahrheitsgemäße Angaben nach bestem Wissen und Gewissen zu machen.

Mögliche Meldungen können beispielsweise Sachverhalte zu folgenden Themen umfassen:

  • Diskriminierung, Belästigung und unfaire Arbeitsbedingungen
  • Untreue, Bereicherungs- und Diebstahldelikte, sowie Korruption
  • Interessenskonflikte
  • Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien
  • Verrat von Betriebsgeheimnissen
  • Sonstige Verstöße, die dem Unternehmen K&S Gebäudetechnik schaden können

Wir möchten Sie außerdem darauf hinweisen, dass uns eine möglichst präzise Beschreibung des Sachverhaltes dabei unterstützt, diesen schnellstmöglich und so fair wie möglich aufzuklären.

Um Ihren Hinweis möglichst präzise zu erfassen und entsprechend gründlich zu untersuchen, ist eine detaillierte Beschreibung von entscheidender Bedeutung. Es ist hilfreich, wenn Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

  • Wer war beteiligt?
  • Was ist passiert?
  • Wann hat sich der Vorfall ereignet?
  • Wo hat sich der Vorfall ereignet?
  • Wie ist der Vorfall abgelaufen?

 

Als Hinweisgeber sollten Sie darauf achten, dass Ihre Beschreibungen auch von Personen, die nicht mit dem Fachgebiet vertraut sind, nachvollzogen werden können. Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung, indem Sie beispielsweise Ihre Telefonnummer oder E-Mailadresse angeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie in diesem Fall Ihre Anonymität freiwillig aufgeben. Alle Meldungen werden selbstverständlich durch die Rechtsabteilung streng vertraulich behandelt.

Wir möchten Sie darum bitten, dieses System nicht für allgemeine Kundenbeschwerden oder Kundenanfragen zu verwenden. Eine missbräuchliche Verwendung würde zu unnötigem Arbeitsaufwand und längeren Antwortzeiten führen. Für Kundenbeschwerden und -anfragen stehen Ihnen unsere allgemeinen Kommunikationskanäle zur Verfügung, die Sie hier finden können. Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Grundsätzlich stehen Ihnen neben unserem Kontaktformular (folgt am Ende dieser Seite) noch verschiedene andere Kontaktwege zur Verfügung. Dazu gehören folgende Möglichkeiten:

  • Postalisch: Senden Sie einfach einen Brief an „K&S Gesellschaft für Gebäudetechnik mbH, Im Erlengrund 17a, 46149 Oberhausen“. Bitte unbedingt außen am Brief die Aufschrift „Hinweisgeber“ anbringen.

 

  • Telefonisch: Zu unseren Geschäftszeiten erreichen Sie unsere Case-Manager unter der XX.

 

  • Per Mail: Senden Sie uns gerne eine E-Mail an „info@kshinweisgeber.de“. Beachten Sie bitte auch hier unsere Hinweise aus dem „Wie kann ich anonym bleiben?“-Block.

Natürlich haben Sie die Möglichkeit, Meldungen anonym über das untenstehende Kontaktformular einzureichen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre Meldung nur dann als anonym betrachtet wird, wenn Ihre E-Mailadresse keine identifizierbaren Bestandteile enthält, wie zum Beispiel Ihren Namen.

Vermeiden Sie außerdem die Nutzung von Geräten, die Sie von uns als Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommen haben, um Ihren Hinweis zu übermitteln. Lassen Sie das entsprechende Feld für die E-Mail im folgenden Kontaktformular einfach leer.

Grundsätzlich ist die Angabe von Kontaktdaten freiwillig. Ohne diese Informationen können wir Ihnen jedoch keine Updates zur weiteren Bearbeitung Ihrer Meldung oder eine Eingangsbestätigung zusenden. Daher würden wir es sehr begrüßen, wenn Hinweisgeber bereit sind, sich zu identifizieren.

Innerhalb von 7 Tagen erhalten Sie, sofern Sie eine Kontaktmöglichkeit angegeben haben, eine Eingangsbestätigung.

Innerhalb von 3 Monaten erhalten Sie zusätzliche Informationen darüber, wie mit Ihrem Hinweis umgegangen wurde und welche weiteren Schritte eingeleitet oder unternommen wurden.

  1. Einleitung

Diese rechtlichen Hinweise und Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des Hinweisgeberschutzsystems durch Mitarbeiter und externe Parteien der K&S Gesellschaft für Gebäudetechnik mbH (nachfolgend „Unternehmen“ genannt). Durch die Nutzung des Systems erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden.

  1. Zweck des Hinweisgeberschutzsystems:

Das Hinweisgeberschutzsystem dient dazu, ethische Standards und Integrität im Unternehmen zu fördern. Es ermöglicht Mitarbeitern und externen Parteien, vertraulich Hinweise auf mögliche Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien oder ethische Standards zu melden.

  1. Vertraulichkeit und Anonymität:

Alle über das Hinweisgeberschutzsystem gemeldeten Informationen werden vertraulich behandelt.

Hinweisgeber haben die Möglichkeit, anonym zu bleiben, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

  1. Meldung von Hinweisen:

Meldungen sollten wahrheitsgemäß und vollständig sein. Falschmeldungen können zu disziplinarischen Maßnahmen führen.

  1. Schutz vor Repressalien:

Das Unternehmen verpflichtet sich, Hinweisgeber vor Repressalien oder Diskriminierung zu schützen.

Maßnahmen gegen solche Repressalien sind in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen vorgesehen.

  1. Nutzung des Hinweisgeberschutzsystems:

Die Nutzung des Systems erfolgt in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen und allen geltenden Gesetzen.

Das Unternehmen behält sich das Recht vor, Meldungen zu prüfen und angemessene Maßnahmen zu ergreifen.

  1. Haftungsausschluss:

Das Unternehmen übernimmt keine Haftung für Schäden, die sich aus der Nutzung des Hinweisgeberschutzsystems ergeben, es sei denn, sie resultieren aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Unternehmens.

  1. Änderungen der Bedingungen:

Das Unternehmen behält sich das Recht vor, diese Bedingungen jederzeit zu ändern. Änderungen werden auf der Website des Unternehmens veröffentlicht.

  1. Anwendbares Recht:

Diese rechtlichen Hinweise und Nutzungsbedingungen unterliegen dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Kontakt:

Bei Fragen oder Bedenken bezüglich des Hinweisgeberschutzsystems können Sie sich an [Kontaktinformationen] wenden.

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Ohne Kontaktmöglichkeit können wir Sie nicht über den aktuellen Bearbeitungsstand Ihres Hinweises informieren. Benutzen Sie bitte – falls Sie Ihre Kontaktdaten angeben aber trotzdem anonym bleiben wollen – eine E-Mailadresse, die nicht auf Sie zurückführbar ist.

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46149 Oberhausen

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